Flug #UC008

Emaille und das Märchen vom leeren Posteingangskorb

  • 18. Juli 2014
  • 1:24 h
  • 8 min

Diesmal lassen wir die Produktivitäts-Sau raus und treiben sie durchs virtuelle Dorf: Email Management mit Filtern, Regeln, Smart Mailboxen, ….

Diese Woche geht es um das Thema Email. Ihr sollt erfahren, welche Programme von uns genutzt werden, und welche Regeln, was für Plugins und Workflows dahinterstecken.

Überbleibsel

Letzte Woche gab es ja das erste Ubercast Gewinnspiel. Unsere Gäste von Ojective Development haben uns 4 Lizenzen zur Verfügung gestellt (2 Lizenzen für LittleSnitch, 2 Lizenzen für LaunchBar) und hier gibt’s nun schwarz auf weiß die Gewinner:

Und wie angekündigt hat Andreas ein paar LaunchBar Actions zusammengeschraubt für sein GitHub Repository:

Überschallneuigkeiten

IBM
Link zum Bild: IBM

Email Management

Hier sind sich noch alle einig: Individuelle und intelligent vergebene Regeln sind neben Shortcuts der Schlüssel zum Erfolg von effizienterem Email-Management.

Sven schiebt nach, dass Inbox Zero nicht heißen muss, dass man 2x am Tag seine Inbox leerfegt. Das löst auch direkt schon ein Zögern bei Andreas aus, der seine Inbox noch nicht auch nur einmal unbedingt komplett blank haben muss.

Was macht man mit Emails?

  • archivieren oder löschen
  • suchen
  • reagieren
    • schriftlich beantworten
    • eine Tätigkeit ausführen und dann beantworten
  • warten

Eine beliebte Herangehensweise ist unter Anderem die 3-Ordner-Taktik, wo nur ein Archivordner benötigt wird, ein Ordner für pausierte Emails (z.B. warten auf eine Antwort) und ein zum dritten ein Aktionsordner der als Todo-Ordner fungiert.

Siehe auch: Empty Your Inbox with the Trusted Trio by Gina Trapani.

Patrick hat das eine Zeit lang ausprobiert, fand es aber nicht praktikabel, da ihm zum schnelleren und besseren Auffinden von Nachrichten noch Tags fehlen würden. Eine Suche nach Tags wäre wiederum nur auf dem Mac möglich, nicht auf iOS und nicht in Netz. Das will er nicht.

Die Taktik kennt Sven auch, er hat aber mittlerweile die Ordnerstruktur weitestgehend durch Tags ersetzt. Überhaupt ist er kein großer Freund von archivieren und fragt kritisch in Runde ob das zwanghafte Archivieren jeglicher Emails überhaupt sein muss. Bei ihm hat sich ein zwei Wochen Grenze herauskristallisiert – länger hebt er die meisten Mails nicht auf.

Passend zum Thema: Merlin Manns Inbox Zero Vortrag.

Apple Mail

Sven ist unser Mail.app Vertreter. Mit seinen Regeln, Plugins und Smartlisten versucht er uns Apples Lösung schmackhaft zu machen.

CC und Mailinglisten unter Kontrolle halten:

  • CC Regel um all Emails bei denen man cc ist in einen separaten Order zu schieben, es sei denn nicht Nachricht ist von hoher Priorität

CC Regel
Link zum Bild: CC Regel

  • Mailing Lists als gelesen markieren und in einen separaten Order schieben mit der Möglichkeit festgelegte Verteilerlisten von der Regel auszunehmen

Mailing Listen Regel
Link zum Bild: Mailing Listen Regel

Die Regeln von Sven sind alle als serverseitige Exchange Regeln mit Microsoft Outlook für Mac implementiert; allerdings können sie in beinahe exaktem Umfang auch serverseitig bei GMail oder iCloud.com implementiert werden (wie auch lokal innerhalb von Mail.app).

Das Lob kommt von Patrick an dieser Stelle, da Sven keine separaten Accounts eingerichtet hat, die ihn im Client dazu zwingen würden die Accounts ständig zu wechseln. Sven färbt alle Mails von Kunden grell-orange ein, damit er weiß was wichtig ist. Wir halten fest: Regeln ≥ separate Accounts. Die “unified Inbox” triumphiert.

Bei der Yosemite Beta von Andreas läuft Mail.app zurzeit nicht so wirklich rund, aber er mag das Programm auch… so viel schon einmal vorweg. Andreas setzt für jedes Projekt einen Ordner auf und archiviert diese dann alljährlich lokal auf seiner Festplatte (und schafft so wieder mehr Raum in Email-Client).

Plugins die Erste:

  • UniversalMailer
    • Behebt den lästigen Mail.app “Bug” durch den Nachrichten auf Windows Outlook standardmäßig in Times New Roman 16pt dargestellt werden egal in welcher Font man sie abgeschickt hat.
  • Svens Workflow mit MailTags und Mail-Act-On
    • Mail Act-On
      • kostenlose Trial Version, dann 24.95 US$
      • Deferral Workflow mit Tickle Dates, Mail-Act-On Rules und Smart Mailboxes
    • MailTags
      • Integration OmniFocus
      • Eingebaute Wiedervorlage (@Waiting, @Reply)

Workflows mit MailTags und Mail-Act-On:

  • Vollständiger Workflow zur Wiedervorlage von Emails als auch zum “Verschieben” von Nachrichten mit denen man sich noch nicht auseinander setzten kann oder will.

Follow Up & Deferral
Link zum Bild: Follow Up & Deferral

  • Zur Wiedervorlage einfach eine Email als “@Waiting” markieren und das Wiedervorlagedatum auf zwei Tage von heute setzten.

Waiting For
Link zum Bild: Waiting For

  • Wenn am Wiedervorlagetag kein Antwort da ist, einfach eine Erinnerung schicken und das Wiedervorlagedatum auf Freitag anpassen.

Tickle on Friday
Link zum Bild: Tickle on Friday

  • Nicht bereit sich mit einer bestimmen Email in Deiner Inbox auseinanderzusetzen? Mehr Zeit zum Nachdenken von Nöten? Einfach um 2 Tage aufschieben.

Defer
Link zum Bild: Defer

Jegliche Art von Todo-Management im Email-Client selbst ist Andreas fremd, er schreibt wenn wirklich was zu tun ist brav seinen OmniFocus Task, erledigt die Aufgabe und antworten dann. Sven führt zu seiner Verteidigung an, dass er diesen Workflow insbesondere für Micromanagen von Konversationen nutzt die nicht unbedingt Top-Priority sind. Für alles wirklich wichtige nutzt er nach wie vor auch das heißgeliebte OmniFocus.

Patrick denkt er kann Sven drankriegen, indem er ihn fragt, ob er auch einen Mac im Berufsleben nutzt, aber weit gefehlt… der Fechner hat/darf/will geschäftlich auch seinen Mac nutzen. Klar, so geht das natürlich alles blendend von der Hand.

Anbei, da schon von serverseitigen Regeln gesprochen wird, hier eine kleine Zusammenfassung was mit iCloud Regeln so alles möglich bzw. nicht möglich ist:

  • Limitierung auf max. 99 Regeln.
  • Die Reihenfolge der Regeln ist wichtig.
  • Keine IF/Any Konditionen. Also, einer Regel mehrere Konditionen zuweisen funktioniert in iCloud nicht.
  • In OS X kann man mehreren Emailadressen eine Regeln zuweisen, in iCloud nicht.

Apples eigenes Mail Programm kommt für Patrick nicht in Betracht, da es für ihn zu große Unterschiede zwischen den drei Versionen gibt.

  • iCloud Mail ist die abgespeckteste Version
    • geringe Konfigurationsmöglichkeiten bei den Regeln
    • Smartfolders vom Mac werden nicht synchronisiert
  • Mail auf iOS ist ein Mittelding
    • Angewiesen auf die wenigen Regeln die in der iCloud möglich sind
    • Zusatzfeatures wie Thread Notifications und den Today Ordner
    • Smartfolders vom Mac werden nicht synchronisiert
  • Mail auf OS X = super, alles da und erweiterbar

Dazu kommt, dass er wie Sven hat er alle Regeln serverseitig angelegt, aber Mail spielt ihm manchmal einen Streich und dupliziert Emails willkürlich. So wurde seine einmonatige Testphase zur Showvorbereitung eine wahre Geduldsprobe.

Die Leseempfehlung für schlauere Mailordner gibt’s auf dem Ur-Ur-Ur-43Folders-Blog.

Plugins die Zweite:

MailMate

Obgleich Gmail lange Zeit für Patrick der König unter den Mailanbietern und Clients war (… und auch immer noch ist), hat er trotz dem fantastischen Spamfiltering und den Myriaden an Shortcuts seit Oktober 2013 Google den Rücken zugekehrt, um bei Uberspace dann mehr Kontrolle und mehr Privatssphäre zu haben.

Altgediente Gmail Regeln

Trotz des Absprungs von Gmail hier einmal die genutzten Regeln von Patrick, welche so auch bei Uberspace nachgebaut wurden.

Falls ich mich ins BCC Feld eingetragen habe:

Matches: from:(here|are|all|my|addresses)
==> Do this: Skip Inbox, Mark as read, Never send it to Spam, Never mark it as important

Falls ich mir selbst eine Mail schreibe:

Matches: from:(patrick+me@gmail.com)
==> Do this: Star it, Never send it to Spam

Falls die Mail was mit einem meiner Arbeitsaccounts zu tun hat:

Matches: to:(important|accounts|here)
==> Do this: Mark it as important

Unwichtige Mails sofort archivieren:

Matches: from:(@itunes.com|do_not_reply@apple.com|usw.)
==> Do this: Skip Inbox

Noch unwichtigere Mails sofort archivieren und als gelesen markieren. Das ist praktisch für Mails die mehr einen Archiverungscharakter haben. Eine andere Idee wäre diese direkt per IFTTT nach Evernote zusenden oder diese mit IFTTT zusammenzufassen und in einer Notiz per “append” zu sammenln:

Matches: subject:(Cronjob|usw.)
==> Do this: Skip Inbox, Mark as read, Never mark it as important

Zu guter letzt hat Patrick noch ca. 50 Regel welche nach dem obigen Schema Mails in verschiedene Ordner sortieren (Design, Audio, Personal, Games, Family, Work, …). Viele Regeln sind doppelt bzw. haben das gleiche Ziel, aber er findet es gut Themengebiete z.B. für Design-Newsletter zu haben.

Und noch was… die zwei Spezialadressen für das BBC-Feld:

ACT-ON

Matches: to:(patrick+acton@gmail.com)
==> Do this: Skip Inbox, Star it, Apply label "1: Act on", Never send it to Spam, Mark it as important	

HOLD

Matches: to:(patrick+hold@gmail.com|patrick+waiting@gmail.com)
==> Do this: Skip Inbox, Star it, Apply label "2: Hold", Never send it to Spam, Mark it as important		

Patricks Uberspace Setup

Patrick nutzt auf Uberspace eine Sammeladresse auf der alle meine Emails ankommen. Alles ist ausgerichtet darauf seine Inbox schnell mit Shortcuts und Swipes auf 0 zu bringen.

Die Inbox ist somit der einzige Ort, an dem er was zu tun hat… bis auf das händische kontrollieren des Act-on und Hold Ordners.

Eine weitere Besonderheit ist, die archivieren Option in allen Clients zieht jede Email in einen Unterordner vom Archiv. Dieser “Filer” Ordner sortiert dann nach vordefinierten Regel, wohin die Email abgelegt wird, greift keine von Patricks Regeln, so landet die Mail im normalen Archiv. Das ist sein Versuch die extrem guten GMail-Regeln für’s automatische sortieren zu ersetzten. Klappt im übrigen bestens.

Das Ziel ist es jede Mail zu überfliegen und nicht ungelesene Mails in Unterordner anzusammeln. Auf iOS muss dann nur noch ins Archiv geswipt werden, oder halt in den Mülleimer.

Ein Uberspace Setup ist, wie in der letzten Folge schon angedeutet, etwas ganz Anderes und fernab vom gängigen Einrichten von Emails angesiedelt . Es ist nicht für Jedermann und man muss viel in der Shell rumhüpfen bis es läuft. Bringt man aber das nötige Handwerkszeug mit, so kann man ein Mail-Setup sein eigen nennen, welches einem aus der Hand frisst.

Im Grunde muss man sich noch nicht einmal so gut in der Shell auskennen, sondern einfach nur die ausführliche Dokumentation im Uberspace.de Wiki lesen. Uberspace hat zu jedem Feature ausführliche, benutzerfreundliche Anleitungen inklusive Beispiele. Jeder Entwickler weiß, wie schwer es ist eine gute und lückenlose Dokumention zu schreiben. Die Jungs von Uberspace haben das so was von raus. Sollte doch mal eine Frage offen sein, schreibt man eine Email und bekommt meist innerhalb von 6-8 Stunden eine Antwort. Servicetechnisch sind die Jungs Spitze.

Bestandteile

  • mail: spamassassin [Uberspace.de Wiki]
    • Regelwerk (basierend auf regulären Ausdrücken) untersucht Mail Inhalte und bewertet diese. Überschreitet eine Email einen bestimmten Schwellenwert an Punkten => Spam.
    • Das ganze ist natürlich erweiterbar.
  • mail: maildrop [Uberspace.de Wiki]
    • Sortiermaschine. Man kann hier regeln schreiben was in welchen Ordner geschickt werden soll, ob es an Spamassassin weitergereicht werden soll, etc.
  • mail: dspam [Uberspace.de Wiki]
    • Wer SpamSieve kennt, es ist im Prinzip dasselbe: Ein lernfähiges Filtern mit der Unterteilung von Nachrichten in Spam und Ham.

Wenn ich eine Regel ändern/hinzufügen will öffne ich die Datei auf meinem shared host (dem Uberspace Server) in Sublime Text oder in Prompt/Coda auf iOS.

Für den Interessierten Tüftler anbei zwei Links zu wirklich guten Tutorials:

Jetzt aber MailMate

Patricks Grundvoraussetzungen an einen Emailclient sind, dass es keine reine Client-side Lösung sein darf. Das heißt, wenn ein wichtiges Kernfeature welches alles rund laufen lässt nur auf dem Mac funktioniert, so kommt die jeweilige App oder der Workflow für mich nicht in Frage. Dank der serverseitgen Regeln ist es ihm nun “eigentlich” egal welchen Client er verwendet. Auf iOS sollten Wischgesten für Spam und das Archiv unterstützt sein und auf OS X erlaubt er sich peu à peu MailMate besser kennen zu lernen.

Seine Lieblingsfeatures:

  • Send Later (als “Undo Send” Alternative
  • Gmail shortcuts
  • Shortcuts: Move to Mailbox (V), Go to Mailbox (⌘T), Tags (T)
  • Schnelles Umschalten zwischen verschiedenen Layouts (Correspondence!!)
  • keine Plugins
  • schlaue Signaturen basierend auf dem Empfänger

Und noch zwei Leseempfehlungen:

Picks


Das war’s. Wir wünschen einen angenehmen Aufenthalt.

Bis zum nächsten Mal.

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